Häufige Fragen zu Automatisierung, KI & Zusammenarbeit mit DigitalKern

DigitalKern ist auf lokale und regional tätige Unternehmen spezialisiert, vor allem in NRW. Typische Kunden sind Handwerksbetriebe, Dienstleister und mittelständische Unternehmen, die bereits Nachfrage haben, aber in Prozessen, Leadverarbeitung und Digitalisierung hinterherhinken. Wenn Sie Anfragen bekommen, aber intern „hinterherlaufen“, sind Sie bei uns richtig.

Unser Fokus liegt klar auf Unternehmen in Nordrhein-Westfalen. Durch die remote Arbeitsweise können wir aber auch Kunden außerhalb von NRW betreuen. Wichtig ist weniger der Standort, sondern dass Sie bereit sind, Prozesse zu standardisieren und mit Automatisierung ernsthaft zu arbeiten.

Wir arbeiten vor allem mit Unternehmen, die einen wiederkehrenden Vertriebs- oder Projektprozess haben – zum Beispiel Solar, SHK, Handwerk, Agenturen, Beratungen oder Dienstleister mit Außendienst. Die Logik ist immer ähnlich: Leads kommen rein, müssen sauber verarbeitet werden und am Ende stehen Aufträge und Rechnungen. Genau dort setzt DigitalKern an.

In den meisten Fällen starten wir bei wiederkehrenden Aufgaben im Vertrieb und Backoffice.

Typische Beispiele:
-Lead-Erfassung aus Formularen, Portalen und Ads
-automatische Lead-Verteilung nach PLZ oder Gebiet
-Terminvereinbarung und Follow-ups
-Angebotsprozesse (Vorlagen, Staffelpreise, Dokumente)
-Status-Updates und interne Benachrichtigungen
-Rechnungs- und Dokumentenprozesse
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Wir analysieren gemeinsam, welche Schritte bei Ihnen am meisten Zeit fressen – und automatisieren zuerst genau diese.

Nein. Automatisierung ersetzt in der Regel keine Mitarbeiter – sie entfernt langweilige Routineaufgaben. Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Kundengespräche, Beratung, Projektumsetzung und Qualität. Für Solar Nord-West zum Beispiel hat Automatisierung dafür gesorgt, dass 1,5 Personen im Innendienst 30–50 Kunden im Monat sauber betreuen können.

Wir arbeiten mit einem flexiblen Stack, unter anderem:
n8n als Automatisierungs- und Orchestrierungslösung
Pipedrive als CRM (oder Ihr bestehendes CRM, sofern geeignet)
Webflow für Websites & Lead-Funnel
Trello oder vergleichbare Tools fürs Projekt- und Aufgabenmanagement
Sevdesk oder andere Buchhaltungstools
Meta / Facebook, Google Ads, Leadportale als Leadquellen

Wichtig ist nicht das Tool an sich, sondern dass alles sauber miteinander spricht.

Ja. Viele Kunden kommen zu uns, bevor ein CRM eingeführt ist. In diesen Fällen helfen wir bei der Auswahl und Einrichtung – zum Beispiel Pipedrive – und verbinden es direkt mit Ihren Leadquellen, Formularen und Backoffice-Prozessen. So entsteht von Anfang an eine saubere Struktur statt eines Flickenteppichs.

Der Ablauf sieht in der Regel so aus:

-Analyse-Gespräch: Wir klären Ziele, aktuelle Situation und Engpässe.
-Prozess-Workshop: Wir zerlegen Ihren Lead- und Auftragsprozess in klare Schritte.
-Konzept & Priorisierung: Wir legen fest, welche Automatisierungen zuerst den größten Hebel haben.
-Umsetzung & Anbindung: Wir bauen Workflows, verbinden Systeme und testen.
-Feintuning im Alltag: Wir begleiten Sie im Live-Betrieb, verbessern und erweitern Schritt für Schritt.

Oft bleiben wir danach als laufender Partner an Bord, so wie bei Solar Nord-West.

Erste spürbare Verbesserungen (z. B. automatische Lead-Anlage, saubere Lead-Verteilung, bessere Terminquote) sehen die meisten Kunden innerhalb von wenigen Wochen. Größere Projekte mit vielen Integrationen und eigenen Tools (z. B. Angebotslogik, Rechner, Dashboards) dauern entsprechend länger, bringen dann aber auch einen massiven Hebel.

Ja – aber gezielt und praxisnah. Wir schulen Ihr Team genau in den Bereichen, die es betrifft: zum Beispiel den Umgang mit dem CRM, neuen Workflows oder Automatisierungen im Alltag. Ziel ist immer, dass Sie unabhängig arbeiten können und Systeme nicht „von einer Person abhängen“.

Je nach Projektgröße arbeiten wir mit einem Mix aus:
-Projektpaketen für Analyse, Konzeption & Umsetzung
-laufenden Betreuungspaketen für Pflege, Erweiterungen und Monitoring

Im Erstgespräch klären wir, wie groß der Bedarf ist und welche Struktur für Sie wirtschaftlich sinnvoll ist.
Unser Ziel: Der Nutzen der Automatisierungen und Prozesse soll die Investition deutlich übersteigen.

Für die initiale Umsetzung arbeiten wir meist mit klar definierten Projektpaketen ohne lange Bindung. Bei laufender Betreuung und Weiterentwicklung sind Mindestlaufzeiten üblich, damit wir sinnvoll planen und Ihre Systeme kontinuierlich verbessern können – aber alles transparent und vorher klar besprochen.

Dann sprechen wir offen darüber. Wir legen viel Wert auf eine ehrliche Zusammenarbeit. Wenn wir merken, dass Erwartungen und Realität nicht zusammenpassen, justieren wir nach – oder beenden die Zusammenarbeit fair. Langfristige Kundenbeziehungen entstehen nur, wenn beide Seiten zufrieden sind.

Wir setzen ausschließlich auf Tools und Integrationen, die DSGVO-konform eingesetzt werden können. Serverstandorte, Auftragsverarbeitungsverträge und Rechtekonzepte werden sauber dokumentiert. Gleichzeitig achten wir darauf, dass Zugriffe klar geregelt sind – zum Beispiel getrennte Rollen für Vertrieb, Innendienst und Geschäftsführung.

Wir bauen Workflows grundsätzlich mit Logging, Fehlermeldungen und Fallbacks. Das heißt: Wenn etwas nicht durchläuft, wird das sichtbar – und wir können reagieren. Im Rahmen einer laufenden Betreuung überwachen wir kritische Prozesse und passen sie an, wenn sich Systeme, APIs oder Geschäftsprozesse ändern.

Ja – viele unserer Kunden starten mit 2–5 Personen im Büro und wenigen Technikern oder Außendienstlern. Gerade hier hat Automatisierung einen riesigen Hebel, weil sie Wachstum ermöglicht, ohne direkt neue volle Stellen im Innendienst aufzubauen.

Wir sind weder reine Agentur noch klassische Beratung.
Wir verbinden:
-Vertriebsverständnis (z. B. extrem starke Abschlussquote bei Solar Nord-West)
-technische Umsetzung (Automatisierung, Integrationen, Tools)
-Marketing-Know-how (Websites, Lead-Funnel, Ads, Bewertungen)

Das Ergebnis sind Systeme, die nicht nur „schön aussehen“, sondern täglich funktionieren, Umsatz bringen und Ihr Team entlasten.